Wyrejestrowanie kasy fiskalnej od 2027 roku – 300 zł kary za spóźnienie i ważne zmiany dla starszych kas

Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych muszą szczególnie pilnować terminów związanych z zakończeniem pracy urządzenia. Nowelizacja ustawy o VAT wprowadza bowiem karę pieniężną w wysokości 300 zł za niezłożenie w terminie wniosku o wyrejestrowanie kasy fiskalnej.

To jednak niejedyna ważna zmiana. Od 1 lipca 2027 roku nie będzie również możliwości wymiany pamięci fiskalnej w starszych kasach z elektronicznym zapisem kopii. W praktyce dla części przedsiębiorców zapełnienie pamięci będzie oznaczało konieczność zakupu nowej kasy fiskalnej.

300 zł kary za niewyrejestrowanie kasy fiskalnej w terminie

Nowe przepisy wprowadzają jednoznaczną sankcję dla podatnika, który zakończy używanie kasy fiskalnej, ale nie dopełni obowiązku jej wyrejestrowania.

Od 1 stycznia 2027 roku w przypadku niezłożenia wniosku o wyrejestrowanie kasy w wymaganym terminie naczelnik właściwego urzędu skarbowego będzie nakładał na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł. Zmiana wynika z ustawy z 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. 2026 poz. 1270).

Co istotne, przepisy dotyczą nie tylko sytuacji, gdy przedsiębiorca całkowicie zamyka działalność. Procedura zakończenia pracy kasy może być konieczna również wtedy, gdy urządzenie jest wycofywane z użytkowania i zastępowane nową kasą.

Ile czasu jest na wyrejestrowanie kasy fiskalnej?

W przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów przewiduje, że po zakończeniu używania kasy podatnik dokonuje przy pomocy serwisanta odczytu pamięci fiskalnej i sporządzany jest odpowiedni protokół.

Następnie w terminie 5 dni od sporządzenia protokołu należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego:

• protokół z odczytu pamięci fiskalnej,
• raport fiskalny rozliczeniowy,
• wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.

Termin 5 dni wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845).

Od 1 stycznia 2027 roku przeoczenie tego obowiązku będzie więc miało konkretną konsekwencję finansową — 300 zł kary.

A co z kasami fiskalnymi online?

W przypadku kas online procedura zakończenia pracy urządzenia wygląda nieco inaczej niż w przypadku starszych kas z elektroniczną kopią paragonu.

Po zakończeniu pracy kasy online należy m.in. wystawić odpowiednie raporty, zapewnić przejście urządzenia w tryb tylko do odczytu oraz przy pomocy uprawnionego serwisanta dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej. Sporządzany jest również protokół, który wraz z raportem należy przekazać do właściwego urzędu skarbowego.

Dlatego w przypadku likwidacji działalności, wymiany urządzenia lub trwałego zakończenia pracy kasy najlepiej skontaktować się wcześniej z serwisem fiskalnym. Pozwala to prawidłowo zamknąć urządzenie i uniknąć problemów z terminami.

Kasy wirtualne – również trzeba pamiętać o terminie

Przepisy przewidują także procedurę wyrejestrowania kas mających postać oprogramowania, czyli tzw. kas wirtualnych.

Obowiązujące od 1 lipca 2025 r. rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania reguluje m.in. zasady zakończenia używania takiej kasy oraz wzór wniosku o jej wyrejestrowanie.

Oznacza to, że przejście z tradycyjnej kasy na rozwiązanie programowe nie zwalnia przedsiębiorcy z formalności związanych z zakończeniem jej używania.

Duża zmiana od 1 lipca 2027 roku – koniec wymiany pamięci fiskalnej w starszych kasach

Druga bardzo istotna zmiana zacznie obowiązywać 1 lipca 2027 roku.

Nowelizacja art. 145a ustawy o VAT przewiduje, że w kasach rejestrujących z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii pamięć fiskalna nie będzie podlegała wymianie. Przepis rozszerzający ten zakaz na urządzenia z elektronicznym zapisem kopii wchodzi w życie właśnie 1 lipca 2027 r.

Co to oznacza w praktyce?

Jeżeli przedsiębiorca nadal korzysta ze starszej kasy z elektroniczną kopią paragonu i po 1 lipca 2027 roku jej pamięć fiskalna zostanie zapełniona, nie będzie można po prostu wymienić pamięci i dalej użytkować tego samego urządzenia.

W takiej sytuacji konieczne może być zakończenie pracy starej kasy i zastąpienie jej nowym urządzeniem — najczęściej kasą fiskalną online.

To ważna informacja szczególnie dla przedsiębiorców posiadających urządzenia eksploatowane od wielu lat.

Czy trzeba wymienić wszystkie stare kasy 1 lipca 2027 roku?

Nie.

Sama data 1 lipca 2027 roku nie oznacza automatycznego obowiązku wyrzucenia sprawnej kasy z elektroniczną kopią. Zmiana dotyczy możliwości wymiany pamięci fiskalnej, a nie wprowadzenia jednej daty obowiązkowej wymiany wszystkich takich urządzeń.

Jeżeli kasa działa prawidłowo i jej pamięć fiskalna nie jest zapełniona, przedsiębiorca może nadal korzystać z urządzenia, o ile spełnione są pozostałe wymagania wynikające z przepisów.

Problem pojawi się w momencie zapełnienia pamięci lub awarii, której usunięcie wymagałoby jej wymiany.

Masz starszą kasę? Warto wcześniej sprawdzić stan pamięci

Przed 1 lipca 2027 roku warto podczas przeglądu technicznego lub wizyty serwisanta sprawdzić, ile miejsca pozostało w pamięci fiskalnej urządzenia.

Jeżeli pamięć jest bliska zapełnienia, można wcześniej zaplanować wymianę kasy, zamiast czekać do momentu, w którym urządzenie przestanie nadawać się do dalszej pracy.

Pozwala to również spokojnie dobrać nowe urządzenie — np. kasę online z Wi-Fi, LAN lub transmisją GSM — zamiast kupować pierwszą dostępną kasę wtedy, gdy stara odmówi dalszej współpracy. Kasy fiskalne, jak wiadomo, mają wyjątkowy talent do wybierania najmniej odpowiedniego momentu.

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej – pomożemy przeprowadzić całą procedurę

Jeżeli kończysz działalność, wymieniasz starą kasę fiskalną albo Twoje urządzenie zbliża się do zapełnienia pamięci fiskalnej, skontaktuj się z Antech24.

Zajmujemy się sprzedażą i serwisem kas fiskalnych oraz pomagamy przedsiębiorcom przeprowadzić procedurę zakończenia pracy urządzenia i dobrać nową kasę odpowiednią do prowadzonej działalności.

Obsługujemy klientów z Gorzowa Wielkopolskiego oraz okolic, m.in. Kostrzyna nad Odrą, Witnicy, Dębna, Barlinka, Strzelec Krajeńskich, Drezdenka, Skwierzyny, Międzyrzecza, Sulęcina, Słubic i Choszczna.

Masz starszą kasę fiskalną? Nie wiesz, czy pamięć wystarczy na kolejne miesiące? Skontaktuj się z nami — sprawdzimy urządzenie i podpowiemy, co najlepiej zrobić przed zmianami w 2027 roku.