Kasa fiskalna a KSeF – jak przygotować się na nadchodzące zmiany?

Rewolucja w fakturowaniu trwa, a Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz szybciej wchodzi na salony. Przedsiębiorcy z Gorzowa Wielkopolskiego i całego województwa lubuskiego zaczynają zadawać sobie jedno, bardzo ważne pytanie: co z kasami fiskalnymi? Czy w erze e-faktur nadal będą miały sens?

Spokojnie — nie ma powodu do paniki. Kasy fiskalne nie znikają. Ale sposób ich użycia w kontekście KSeF na pewno się zmieni.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Zgodnie z najnowszym harmonogramem, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF będzie wprowadzany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla firm o obrotach powyżej 200 mln zł rocznie,

• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT (czyli dla większości firm w Polsce).

To oznacza, że kasy fiskalne i systemy sprzedażowe muszą być gotowe do współpracy z KSeF jeszcze przed tym terminem.

Kasy fiskalne zostają – ale z nowymi zasadami

Dobra wiadomość jest taka, że do końca 2026 roku podatnicy będą mogli nadal wystawiać faktury fiskalne za pomocą kas rejestrujących.
To wydłużenie terminu daje przedsiębiorcom trochę oddechu i więcej czasu na przygotowania do integracji z KSeF.

Ale uwaga – to nie znaczy, że można czekać do ostatniej chwili.
Jeśli Twoja firma prowadzi sprzedaż zarówno fakturowaną elektronicznie, jak i ewidencjonowaną kasowo, warto rozpocząć przygotowania już teraz.

Co trzeba sprawdzić przed wdrożeniem KSeF?

Aby przejście na e-fakturowanie przebiegło bez bólu głowy (i bez kar skarbowych), warto przyjrzeć się kilku kluczowym kwestiom:

1. Czy Twój system POS współpracuje z kasą fiskalną i umożliwia generowanie faktur ustrukturyzowanych XML?
   Jeśli nie – konieczne może być zaktualizowanie oprogramowania lub wymiana urządzenia.

2. Jak dane sprzedaży będą trafiały do KSeF?
   Konieczna będzie integracja między kasą, programem sprzedażowym a systemem KSeF.

3. Kto w firmie ma mieć dostęp do KSeF i w jakim zakresie?
   Uprawnienia nadaje właściciel – warto przemyśleć, kto faktycznie będzie wystawiać i wysyłać faktury.

4. Co otrzyma klient po transakcji?
   Trzeba ustalić, czy klient dostaje papierowy paragon, wizualizację faktury PDF, czy jedynie numer KSeF i kod QR.

5. Jak zmieni się praca kasjerów i księgowości?
   Nowe procedury obsługi sprzedaży to także nowe szkolenia i odpowiedzialność pracowników.

E-podpis i e-pieczęć – klucz do logowania w KSeF

Aby w ogóle wystawić fakturę w KSeF, konieczne jest uwierzytelnienie użytkownika.
Można to zrobić m.in. przez kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną e-pieczęć – oba rozwiązania oferuje Antech24 w ramach certyfikatów Cencert.

Dzięki kwalifikowanemu podpisowi:

• bezpiecznie zalogujesz się do KSeF,

• wystawisz faktury w trybie online lub offline,

• uwierzytelnisz dokumenty finansowe, urzędowe i wewnętrzne.

Z kolei mobilna e-pieczęć Cencert pozwala firmie podpisywać dokumenty zbiorowo – np. przez kilku uprawnionych użytkowników jednocześnie.
Idealne rozwiązanie dla biur rachunkowych, sieci handlowych i przedsiębiorstw z wieloma punktami sprzedaży.

Jak połączyć kasę fiskalną z KSeF?

Na ten moment Ministerstwo Finansów nie wymaga bezpośredniego połączenia kasy z KSeF, ale w przyszłości integracja systemów sprzedażowych z platformą e-faktur stanie się naturalnym kierunkiem rozwoju.

Dlatego warto już teraz:

• upewnić się, że Twoja kasa fiskalna i oprogramowanie sprzedażowe są aktualne,

• skonsultować się z serwisem takim jak Antech24, który doradzi, czy Twoje urządzenia będą kompatybilne z przyszłymi rozwiązaniami KSeF,

• wdrożyć kwalifikowane certyfikaty Cencert, które umożliwią autoryzację faktur elektronicznych.

KSeF – obowiązek czy szansa?

Dla jednych KSeF to problem, dla innych – szansa na pełną cyfryzację sprzedaży.
Firmy, które wdrożą system wcześniej, zyskają przewagę: krótszy obieg dokumentów, mniejsze koszty administracyjne i lepszą kontrolę nad finansami.

Z pomocą Antech24 z Gorzowa Wielkopolskiego przygotujesz swoją firmę na nadchodzące zmiany krok po kroku – od wdrożenia podpisu kwalifikowanego po modernizację kasy fiskalnej.

Nie czekaj do 2026 roku.
Zrób pierwszy krok już dziś – połącz tradycyjną kasę fiskalną z cyfrowym światem KSeF.

Antech24 – Twój lokalny partner w cyfryzacji sprzedaży

Działamy na terenie województwa lubuskiego, m.in. w:
Gorzów Wielkopolski, Kostrzyn nad Odrą, Barlinek, Sulęcin, Skwierzyna, Międzyrzecz, Słubice, Strzelce Krajeńskie, Świebodzin, Rzepin, Dębno, Myślibórz i okolice.

Oferujemy:

• sprzedaż i serwis kas fiskalnych,

• legalizację wag elektronicznych,

• wdrożenie terminali płatniczych i systemów POS,

• kwalifikowane podpisy elektroniczne i e-pieczęcie Cencert,

• przygotowanie firm do pracy z KSeF.

Z Antech24 Twoja firma podpisze, zafiskalizuje i zafakturuje wszystko – szybko, zgodnie z prawem i bez stresu.