Kasa z elektroniczną kopią – do kiedy można jej używać? Zmiany od 1 lipca 2027 roku

Wielu przedsiębiorców nadal korzysta z kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii. W związku ze zmianami przepisów pojawia się więc ważne pytanie: czy od 1 lipca 2027 roku trzeba będzie wymienić taką kasę na kasę online?

Odpowiedź brzmi: nie ma ogólnego obowiązku wymiany wszystkich sprawnych kas z elektroniczną kopią dokładnie 1 lipca 2027 roku.

Zmienia się jednak bardzo istotna rzecz. Od tego dnia pamięć fiskalna w kasie z elektronicznym zapisem kopii nie będzie mogła zostać wymieniona.

W praktyce oznacza to stopniowe wycofywanie tych urządzeń z użytkowania.

Co to jest kasa fiskalna z elektroniczną kopią?

Kasy z elektronicznym zapisem kopii to starsza generacja urządzeń fiskalnych, która poprzedzała obecne kasy fiskalne online.

W takich urządzeniach kopie dokumentów fiskalnych zapisywane są elektronicznie, np. na odpowiednim nośniku danych. W przeciwieństwie do kas online urządzenia te nie komunikują się automatycznie z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Tak właśnie rozróżnia je ustawa o VAT.

Mimo wprowadzenia kas online przedsiębiorcy, którzy wcześniej kupili kasę z elektroniczną kopią, w wielu przypadkach mogą nadal z niej korzystać.

Czy kasa z elektroniczną kopią będzie działać po 1 lipca 2027 roku?

Tak.

Jeżeli urządzenie jest sprawne, może być zgodnie z przepisami nadal używane i nie wystąpi inna przesłanka wymagająca jego wycofania, sam dzień 1 lipca 2027 r. nie powoduje automatycznego zablokowania kasy.

Nowelizacja nie wprowadza przepisu mówiącego, że wszystkie takie urządzenia trzeba tego dnia wymienić.

Zmiana dotyczy czegoś innego — wymiany pamięci fiskalnej.

Obecnie art. 145a ust. 5 ustawy o VAT stanowi, że pamięć fiskalna nie podlega wymianie w kasach z papierowym zapisem kopii. Nowelizacja rozszerza ten przepis również na urządzenia z elektronicznym zapisem kopii.

Co dokładnie zmieni się 1 lipca 2027 roku?

Od 1 lipca 2027 r. przepis będzie obejmował zarówno kasy z papierowym, jak i elektronicznym zapisem kopii.

W praktyce oznacza to:

jeżeli pamięć fiskalna kasy z elektroniczną kopią zostanie zapełniona, nie będzie można wymienić jej na nową pamięć i kontynuować pracy na tym samym urządzeniu.

To bardzo istotna zmiana dla firm posiadających starsze urządzenia fiskalne.

Czy trzeba wymienić kasę przed 1 lipca 2027?

Nie ma takiego ogólnego obowiązku.

Jeżeli kasa działa prawidłowo, a jej pamięć fiskalna ma jeszcze wystarczającą pojemność, nie ma potrzeby wymieniać sprawnego urządzenia wyłącznie z powodu wejścia nowych przepisów.

Warto jednak podejść do tego praktycznie.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z kasy od wielu lat i pamięć fiskalna jest już bliska zapełnienia, dobrze wcześniej sprawdzić jej stan. Po 1 lipca 2027 r. możliwości dalszego użytkowania takiej kasy po zapełnieniu pamięci będą ograniczone przez nowy zakaz jej wymiany.

Jak sprawdzić, czy pamięć fiskalna jest bliska zapełnienia?

Najprostszym rozwiązaniem jest kontakt z uprawnionym serwisem kas fiskalnych.

Serwisant może sprawdzić urządzenie i ocenić jego dalszą przydatność. Szczególnie warto zrobić to w przypadku kas eksploatowanych od wielu lat lub urządzeń pracujących w punktach wykonujących dużą liczbę transakcji.

Dzięki temu można odpowiednio wcześniej zaplanować zakup nowej kasy zamiast czekać do dnia, w którym stara kasa nie będzie mogła dalej pracować.

Co zrobić, gdy pamięć fiskalna się zapełni?

Po wejściu nowych przepisów w kasie z elektronicznym zapisem kopii nie będzie można wymienić pamięci fiskalnej.

W praktyce oznacza to konieczność zakończenia pracy starego urządzenia i zastosowania innej kasy spełniającej aktualne wymagania — najczęściej będzie to kasa fiskalna online.

Przy wymianie urządzenia trzeba również prawidłowo zakończyć pracę dotychczasowej kasy i dopełnić formalności związanych z jej wyrejestrowaniem.

Od 1 stycznia 2027 roku kwestia terminowego wyrejestrowania będzie szczególnie ważna. Ta sama nowelizacja wprowadza bowiem karę pieniężną w wysokości 300 zł za niezłożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy w terminie określonym w przepisach.

Tutaj na stronie zrobiłbym link wewnętrzny do naszego pierwszego artykułu: „Wyrejestrowanie kasy fiskalnej 2027 – kara 300 zł i nowe przepisy”.

Czy warto wcześniej przejść na kasę online?

Nie każdy przedsiębiorca musi wymieniać sprawną kasę tylko dlatego, że jest starszego typu.

Warto jednak rozważyć wcześniejszą wymianę, jeśli:

• pamięć fiskalna obecnej kasy jest już mocno wykorzystana,
• urządzenie jest stare i coraz częściej wymaga napraw,
• firma chce uniknąć nagłej wymiany urządzenia w trakcie prowadzenia sprzedaży,
• przedsiębiorca planuje modernizację stanowiska sprzedażowego.

W takim przypadku przejście na kasę online można zaplanować wcześniej i dobrać urządzenie odpowiednie do rodzaju działalności.

Kasa z elektroniczną kopią a kasa online – najważniejsza różnica

Jedną z podstawowych różnic jest sposób przekazywania i przechowywania danych.

Starsza kasa z elektronicznym zapisem kopii przechowuje dane zgodnie z rozwiązaniami właściwymi dla tej generacji urządzeń. Kasa online posiada natomiast możliwość komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas.

Dlatego przy wymianie starego urządzenia przedsiębiorca najczęściej będzie obecnie wybierał właśnie spośród dostępnych kas online.

Masz starą kasę? Sprawdź ją przed zmianami w 2027 roku

Jeżeli korzystasz z kasy z elektroniczną kopią paragonu, nie musisz jej automatycznie wymieniać 1 lipca 2027 roku.

Warto jednak wcześniej sprawdzić jej stan techniczny oraz stopień wykorzystania pamięci fiskalnej.

Od 1 lipca 2027 r. możliwość wymiany pamięci fiskalnej w takich urządzeniach zniknie, dlatego w przypadku starszych kas lepiej zaplanować ewentualną wymianę wcześniej niż robić to dopiero wtedy, gdy urządzenie przestanie nadawać się do dalszego użytkowania.

Antech24 zajmuje się sprzedażą i serwisem kas fiskalnych w Gorzowie Wielkopolskim i okolicach. Możemy sprawdzić stan obecnego urządzenia, ocenić sytuację z pamięcią fiskalną oraz dobrać i zainstalować odpowiednią kasę online.

Nie wiesz, czy Twoja kasa będzie mogła pracować po 1 lipca 2027 roku? Skontaktuj się z nami i podaj model urządzenia — sprawdzimy, z jakim typem kasy mamy do czynienia i jakie masz możliwości.

FAQ – kasy z elektroniczną kopią w 2027 roku

Czy kasa z elektroniczną kopią przestanie działać 1 lipca 2027 r.?
Nie. Nowe przepisy nie wprowadzają automatycznego wyłączenia wszystkich takich kas tego dnia. Zmiana dotyczy zakazu wymiany pamięci fiskalnej.

Czy po 1 lipca 2027 r. można wymienić pamięć fiskalną?
Nie w kasie z elektronicznym zapisem kopii. Od tego dnia art. 145a ust. 5 ustawy o VAT ma obejmować zarówno urządzenia z papierowym, jak i elektronicznym zapisem kopii.

Czy muszę kupić kasę online w 2027 roku?
Nie istnieje ogólny obowiązek wymiany każdej sprawnej kasy z elektronicznym zapisem kopii tylko z powodu nadejścia 2027 roku. Konieczność wymiany może jednak pojawić się m.in. wtedy, gdy urządzenie nie będzie mogło być dalej używane, np. wskutek zapełnienia pamięci fiskalnej po wejściu zakazu jej wymiany.

Mam starą kasę fiskalną. Co zrobić?
Najlepiej ustalić dokładny model urządzenia i skonsultować jego stan z serwisem. Pozwoli to określić, czy można bezpiecznie korzystać z niego dalej, czy rozsądniej zaplanować wymianę.